Secrétaire / Assistant(e) de Direction Polyvalent(e)

Notre partenaire est une PME belge en pleine croissance, active dans le secteur du chauffage et de la climatisation. Avec près de 15 collaborateurs et sous-traitants impliqués, l’entreprise gère de nombreux chantiers, dépannages et projets en parallèle.

Dans ce contexte de développement, nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) de Direction polyvalent(e) pour soutenir directement le gérant dans la gestion quotidienne : administratif, facturation, plannings, clients, suivi interne et coordination générale.

Un rôle central, clé pour structurer et accompagner la croissance de l’entreprise.

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Administration & Secrétariat

• Gérer la facturation via Vertuoza : émission de factures d’acompte, suivi des paiements, clôture des chantiers.
• Assurer le suivi administratif des dossiers (Plan Sesam, certificats médicaux, assurances, documents véhicules, etc.).
• Organiser les rendez-vous du gérant (clients, devis, partenaires).
• Suivi budgétaire des chantiers et préparation de bilans mensuels.

Gestion des plannings & équipes

• Établir et actualiser les plannings (entretiens, dépannages, devis, chantiers).
• Suivre les absences, retards ou imprévus et adapter le planning en conséquence.
• Coordonner avec les sous-traitants et les techniciens terrain.
• Gérer la flotte de véhicules (entretiens, assurances, suivi des sinistres, rendez-vous garages).

Relation clients & service après-vente

• Répondre aux appels et emails entrants.
• Assurer le service clients de premier niveau : filtrer, répondre aux demandes simples, gérer les mécontentements.
• Faire le relais entre le gérant et les clients pour les sujets non techniques.

Support au gérant

• Être le point de contact administratif et organisationnel, afin de dégager le gérant de l’opérationnel quotidien.
• Proposer et mettre en place des améliorations dans les méthodes de travail et la gestion interne.

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• Minimum 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (secrétariat de direction, office manager, gestion administrative en PME).
• Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et rigueur.
• Capacité à être ferme et carré, tout en gardant un bon relationnel avec l’équipe et les clients.
• Aisance dans la communication écrite et orale.
• Sens du service client et diplomatie.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils informatiques (un plus : connaissance de Vertuoza).
• Autonomie, fiabilité, polyvalence et esprit PME.

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• Contrat CDI – temps plein (38h/semaine).
• Présentiel requis 3 jours par semaine minimum (lundi, mardi, jeudi) + possibilité de télétravail le reste du temps.
• Salaire attractif en fonction de l’expérience.
• Chèques-repas (7€/jour).
• Mise en place future d’une assurance hospitalisation.
• PME familiale en forte croissance, avec une ambiance jeune et dynamique.
• Poste central, évolutif, avec un vrai impact sur l’organisation et le développement.

Pourquoi rejoindre ?

• Un rôle clé et polyvalent, avec des responsabilités variées (admin, planning, facturation, clients).
• L’opportunité de structurer et de professionnaliser une entreprise en plein essor.
• Une fonction en contact direct avec la direction, avec une grande autonomie.
• Un environnement dynamique, où votre rigueur et vos compétences feront une vraie différence.

Ici, on ne cherche pas un simple “assistant administratif”, mais bien un(e) Secrétaire / Assistant(e) de Direction qui saura prendre les choses en main, gérer les priorités, et être le véritable bras droit du gérant.

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